Trabajo en equipo

Trabajo en Equipo

“Somos como postes en una cerca, solo permanecemos de pié por que estamos ligados unos con otros” (Candido Portinari)

 “La fuerza –de un equipo- reside en las diferencias, no en las similitudes” (Stephen Covey)

La palabra equipo proviene del escandinavo “skip” que significa “barco” y del francés “equipape” que significa “tripulación”, o sea, personas organizadas para la navegación.

•   El trabajo en equipo es el alma misma de una organización moderna. Toda organización es fundamentalmente un equipo constituido por sus miembros que conversan.
•    El trabajo en equipo es un requisito insoslayable para actuar en una realidad social de complejidad creciente y de múltiples interdependencias como es el muundo de las organizaciones.
•      El trabajo en equipo es un modo de gestión, no una moda.
•     Las nuevas tendencias laborales y el hecho el hecho de reducir costos y responder con eficacia, eficiencia y efectividad a los retos de los nuevos tiempos, llevan finalmente a que las organizaciones propongan la formación de equipos de personas como una forma de trabajo habitual.
• -          La integración de un equipo no puede ser una acción caprichosa o dejada al azar, debe ser, por el contrario, un proceso consciente y planificado en el que cada elemento a tener en cuenta justifique su papel y garantice su capacidad de engranaje.
• -          Lo que define a un equipo es la complementariedad humana (profesional, disciplinaria, funcional), permitido una comprensión total y global de las situaciones para actuar en forma más inteligente e integradora de la realidad.
• -          Es hacer más fácil la complejidad y tomar decisiones con mayor capacidad de certeza.
• -          Alcanzar y mantener el éxito en las organizaciones modernas requiere talentos prácticamente imposibles de encontrar en un solo individuo.
•     Un equipo “es una realidad cuya resultante es más que la suma de sus partes”, a este resultado se le denomina “sinergía”.

La sinergía significa que 1 + 1 puede ser igual a 8, 16 o incluso 1600. La posición sinérgica de alta confianza (y alta cooperación) produce soluciones mejores que cualquiera de las originalmente propuestas (esta basada en el paradigma ganar – ganar)

-       El trabajo en equipo tiene como característica ser un conjunto de personas asignadas o auto asignadas, de acuerdo a habilidades y competencias específicas, para cumplir una determinada meta bajo la conducción de un coordinador  

-          El trabajo en equipo se refiere a la serie de estrategias, procedimientos y metodologías integrado por un grupo humano para lograr las metas propuestas.

-          Trabajar en equipo significa:

§  Ser una asociación de personas

§  Compartir un sistema de valores y creencias

§  Definir una visión y una misión común

§  Proponer objetivos, actividades y tareas coordinadas

§  Asumir una estructura organizativa y distribuyen roles

§  Asumir responsabilidades y compromisos

§  Desarrollar determinadas actitudes para interactuar y comunicarse

§  Construir relaciones de total confianza

§  La lealtad de sus integrantes consigo mismo y con los demás.

§  Practicar la autocrítica y la crítica constructiva

§  Cultivar la capacidad de autodeterminación, optimismo, iniciativa y tenacidad

§  Desarrollar la perfección, la superación y excelencia

§  Asumir la total responsabilidad de lo que corresponde a mi lugar, función y tarea.

La cultura de la organización

Cuando la cultura de la organización está alineada con la filosofía de una gestión ágil de proyectos, fomenta:

-          El trabajo en equipo y la colaboración entre todas las personas implicadas en un proyecto.

-          Los equipos autogestionados a los que se ha delegado la responsabilidad y autoridad para hacer su trabajo, en contraposición a la dirección y control de personas que ejercería un jefe de proyecto tradicional (en lugar del jefe de proyecto existe la figura del facilitador del aprendizaje).

-          La creatividad y la innovación del equipo.

-          La transparencia y la mejora continua, tanto del contexto de la organización y del proyecto, como de las herramientas del equipo.

Equipos según se centren en personas, tareas, resultados

Las actividades de los equipos pueden centrarse en diferentes aspectos, cada uno de ellos tienen consecuencias en los resultados.

o    Equipos centrados en las personas. Se privilegian las personas a la tarea y los resultados.

o    Equipos centrados en la tarea. El interés está centrado en los procesos que se realizan en la tarea.

o    Equipos centrados en los resultados. Se centra en la obtención de resultados.

§  Si el propósito organizacional se centra únicamente en los resultados, olvidando las personas y las formas de realizar la tarea, los resultados pueden ser alcanzados, pero al costo de un bajo nivel de motivación, una sensación de no pertenencia, conflictos interpersonales y una tendencia al individualismo.

§  La falta de consideración de las personas y las tareas que realizan, la sensación de ambigüedad e inestabilidad laboral, pueden logar resultados transitorios, pero medidos en el mediano y largo plazo, se vuelven contra los propósitos organizacionales y los individuos.

Para lograr equipos de alto rendimiento se requiere estar atentos a las tres dimensiones: las personas y al equipo en su conjunto, al proceso y a los resultados.  

Un equipo de trabajo

·         Define valores participativamente y los comparte.

·         Tiene claridad de objetivos, directrices y resultados mensurables.

·         Fomenta la responsabilidad y confianza mutua.

·         Convierte en imperativo escuchar las ideas y opiniones de todos.

·         Establece la comunicación bilateral y todos con todos, como parte de la estructura de trabajo.

·         Facilita a los miembros del equipo resolver problemas de forma colectiva.

·         Reconoce la importancia de cada cual (celebra la diferencia) y proporciona un clima de aliento, apoyo y aprobación.

·         Trabaja con la técnica de la retroalimentación.

·         Apunta a la asignación óptima del tiempo para todos.

·         Mejora el espíritu de grupo, las relaciones personales y la productividad.

¿Cómo aprovechar las situaciones de equipo para potenciar sus resultados e impacto?

1.       Asumiendo la responsabilidad total sobre los procesos grupales (sin mirar para el costado o hacerse los distraídos), evadiendo las situaciones que nos molestan o que creemos generarán conflictos entre sus miembros.

2.       Develando los conflictos (sin esconderlos), conversando participativamente con y en el equipo, “ir al punto” y focalizarse en los temas y en las personas.

3.       Evitando separar a algún miembro del equipo (por la simple razón que no está de acuerdo con nuestra posición o no se adapta a la dinámica), ya que es muy importante apostar a los procesos de aprendizaje. Para esto se requiere reunir al grupo por lo menos una vez a la semana para compartir miradas y reflexiones, develar conflictos y situaciones problemáticas y resolverlos creativa y colectivamente.

4.       Superando la visión de equipos igual máquinas (negando las emociones y nuestras formas de ser). En el enfoque de trabajo en equipo, muchas veces se cae en el error de suponer que las personas que forman parte del equipo deber sincronizar mecánicamente sus movimientos. Las personas no somos máquinas y como tales tenemos una visión subjetiva de lo que es trabajar en equipo y de lo que es calidad. Dar la “orden” de que a partir de hoy se pasa a una cultura de equipos; que a partir de hoy acá se trabaja en equipo, es mas una ilusión y un riesgo para las organizaciones, toda vez que sus integrantes, en lugar de recibir con entusiasmo la propuesta, piensan "otra más, y van...", y se desmotivan con razón.

5.       Sabiendo que los equipos de trabajo se hacen haciéndose (por mucho leer no se llega a adquirir la competencia del trabajo en equipo) Si hay algo que caracteriza a los equipos de trabajo es que no son un producto terminado. Los equipos de trabajo son el resultado de una compleja interacción entre personas que coexisten en el mismo lugar y en el mismo tiempo, los equipos se hacen haciendo.

6.       Favoreciendo una comunicación interpersonal de calidad. (sabiendo que en un equipo todo se hace conversando). Los equipos pueden tener estilos de funcionamiento que faciliten o que obstaculicen la comunicación. En un equipo se genera un clima tal en el cual la comunicación es fluida, se escucha a los otros y se manifiestan los desacuerdos. Existe respeto entre las personas, se da una real comprensión por el otro y circula afecto entre los integrantes.

7.       Reconociendo que las personas tejen una red vincular que tiene, como todo proceso de interacción humana, sus altibajos, sus movimientos pendulares, sus atracciones y sus rechazos. Cuando una persona se incorpora a un trabajo de equipo lo hace con sus experiencias y conocimientos. Si los otros integrantes pueden tomar estas experiencias y conocimientos, y a la vez, brindar los suyos al ingresar, se produce un efecto sinérgico que reacomoda y ubica al equipo en un nuevo nivel de productividad.

8.       Desarrollando nuevas estrategias, tácticas y técnicas cada vez, sin estereotiparse en ellas. El fomento de la creatividad y el empoderamiento son dos de las herramientas más significativas del tránsito de los equipos hacia una performance de mejor calidad. En este sentido cada uno aporta lo propio, aprende de los otros y aprende con los otros. Este aprendizaje tiene un progreso en su calidad cuando quien aprende puede también aprender cómo aprende.

9.       Asumiendo que, trabajar en equipo y desarrollar procesos de calidad duraderos requiere el compromiso de la dirección (o quién es ese momento se desempeñe como “autoridad” (En algunas oportunidades se piensa que esta idea es una obviedad. Sin embargo, se ha observado en la práctica, una falta de compromiso de la alta dirección con los procesos de formación de equipos y de desarrollo de la calidad. Se enuncian y se anuncian, pero no forman parte activa de la gestión gerencial. Este compromiso tiene que verse fortalecido con acciones y hechos concretos, no sólo con palabras.

10.    Develando los miedos, la inseguridad, la sospecha, desconfianza. En los procesos de análisis organizacional salen a la superficie después de bastante tiempo, es la principal limitación vincular en los niveles intermedios o inferiores de la pirámide, requerimos develar los miedos y conflictos.

11.    Comenzando siempre por uno mismo. En este mundo organizacional donde todo parece tener que ser tan frío, tan matemático, tan eficiente, lo que se deja de percibir es que el factor humano finalmente determina la productividad organizacional. Y cada uno de nosotros también somos seres humanos, se requiere empezar (una y otra vez) por uno mismo (“la victoria privada antecede a la victoria pública”).

12.    Aprendiendo permanentemente porque nosotros vamos cambiando con los años, los compañeros con quienes trabajamos no son clones, son distintos y también cambian. Generamos cosas diferentes cada vez. Las organizaciones tienen ciclos vitales, crisis, etc.

Reunirse en equipo es el principio. Mantenerse en equipo es el progreso. Trabajar en equipo asegura el éxito. Henry Ford.

¿Por qué fallan los equipos?

¨       Falta de apoyo de la Alta Dirección y de las Gerencias. Estamos acostumbrados a estructuras verticales en la organización. Sin embargo, los equipos de trabajo se mueven horizontalmente y se usan para resolver situaciones que abarcan muchas áreas y departamentos. El trabajo en equipo es un cambio de paradigma en la organización. Esta nueva forma de trabajar puede tener éxito únicamente si las cabezas de la organización están convencidas y capacitadas para dar el ejemplo. Trabajar en equipo implica estar dispuesto a eliminar fronteras y pensar todos como un solo territorio: la organización toda.

¨       Liderazgo no efectivo de equipos.  Cuando no existe una cultura de trabajo en equipo, los miembros se sienten incómodos porque están acostumbrados a trabajar solos y a que el éxito solo dependa de ellos. En esta etapa del equipo – que suele durar entre seis meses y un año – los mandos medios (el líder-facilitador-coach) requiere ser un poco más directivo y determinación para resolver conflictos, trazar metas iniciales y capacitar al equipo. A medida que los miembros del equipo van adquiriendo confianza entre si, exhiben un mayor nivel de cooperación y mejoran sus relaciones. Entonces, el líder tiene que dejar su estilo y desarrollar uno participativo.

¨       Metas no claras. Toda meta tiene el propósito de definir un objetivo que superar. Cuando vemos el objetivo y sabemos donde está es más fácil llegar hacia él. Pero, en equipos las metas cumplen una función adicional. Las metas concentran y canalizan los aportes y la energía de cada miembro de un equipo en una sola dirección. Si no hay una meta clara, los miembros no se cohesionan y no se incrementa el desempeño del equipo. Los equipos se establecen cuando existe una meta completa y compartida.

¨       Individualidad. El problema es que nos limitamos a ver únicamente nuestras diferencias e individualidades. Cuando trabajamos en equipo, las individualidades y diferencias se manifiestan. Nos concentramos en ser únicos, en hacer las cosas a nuestra manera, en destacar, en competir obstaculizando el trabajo en equipo. Trabajar en equipo implica servir, dejar de pensar únicamente en nuestro beneficio. Solo de esta forma contribuiremos a formar un verdadero equipo.

¨       Falta de capacitación. Las personas requieren prepararse, incorporar competencias para el trabajo en equipos. No basta que lo deseen, se requiere dominar las técnicas que condicionan y que favorecen la actividad en colectivo.

Otros obstáculos que dificultan el desarrollo de equipos son:

• Visiones de futuro incompatibles entre las distintas personas
• Algunos miembros no pueden describir la misión del equipo
• Las reuniones son improductivas
• Una pequeña minoría tiene una participación mayoritaria y preeminencia sobre el resto del equipo
• Los desacuerdos se discuten en privado
• Las decisiones son tomadas por unos pocos
• Hay falta de transparencia y de confianza
• Existe una confusión en cuanto a las funciones y tareas
• Hay muchas personas con los mismos recursos y/o carencias
• La falta, los ruidos y las interferencias en la comunicación
• No hay autoevaluación periódica de funcionamiento
• Se evade el conflicto
• Algún integrante no le ve el valor de trabajar en equipo